Tijdens een audit toetsen certificeringsinstanties of bedrijven en installateurs met een f-gassencertificaat voldoen aan de gestelde beoordelingsrichtlijnen (BRL). Deze certificering is wettelijk verplicht voor installateurs en bedrijven die met f-gassen werken. Maar hoe gaat zo’n audit nu eigenlijk in zijn werk? En wat hebben de maatregelen omtrent COVID-19 voor invloed op geplande audits?

Ben je in bezit van een f-gassencertificaat en wil je meer weten over de auditering? We zetten het proces in 5 stappen voor je op een rijtje:


Stap 1: Audit wordt gepland

Je ontvangt een uitnodiging voor een audit door een certificeringsinstelling zoals bijvoorbeeld Dekra, Kiwa of Bureau Veritas

 


Stap 2: Voorbereiding op de audit

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit begint met het omschrijven van je werkinstructies en het opstellen van een handboek. In dit handboek staan je bedrijfsprocessen en werkzaamheden beschreven. 

Zo maken de volgende onderdelen deel uit van je handboek:

  • Kwaliteitsmanagement: denk hierbij aan klachtenafhandeling, een omschrijving van je werkzaamheden en van je organisatie.
  • Procedures: hierin omschrijf je de procedures van de installaties, onderhoud, service, reparatie en buitendienstelling.
  • Instructies: een goede omschrijving van je workflow en werkinstructies. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een omschrijving hoe je moet afpersen.
  • Personeel: arbeidscontracten, diploma’s en certificering van de werknemers binnen je organisatie.
  • Sales: de inhoud van je offertes en opdrachtbevestigingen.
  • Oplevering: gebruikshandleidingen en (online) logboeken inclusief lekcontroles.
  • Apparatuur: een lijst met gereedschappen en bijbehorende certificaten.
  • Koudemiddelen: je koudemiddelregistratie (fgas-administratie), opslag en beheer.

Heb je geen tijd voor het opstellen van het handboek of heb je behoefte aan advies en/of voorbeelden? Climatools kan je helpen. Vul dit formulier in en we nemen zsm contact met je op om je te voorzien van gratis en vrijblijvend advies.


Stap 3: Advies gereedschappen

Alle referentiemeters als weegschalen en thermometers moeten periodiek worden gekalibreerd door een gecertificeerd bedrijf. Op de website van de NVKL vind je een lijst met gecertificeerde bedrijven in jouw buurt.

Heb je advies uit nodig welk gereedschap je het beste kunt kopen? Of welk gereedschap gekalibreerd of geijkt moet worden? We hebben aardig wat kennis vanuit de praktijk in huis en delen dit graag met je. Vul dit formulier in en we nemen zsm contact met je op om je te voorzien van gratis en vrijblijvend advies.

 


Stap 4: De auditeur komt (digitaal) langs

De auditeur komt lang en checkt of je voldoet aan de gestelde richtlijnen en wetgeving. Wanneer je je goed hebt voorbereid, is de audit zelf zo gepiept. De auditeur loopt met je door alle documenten. 

 


Stap 5: Je bent gecertificeerd

Gefeliciteerd! Je ontvangt je certificering. Deze blijft twee jaar geldig. Bedenk wel dat je je in die twee jaar exact moet houden aan de wetgeving en de procedures zoals omschreven in het handboek. 


Corona

Door de corona-maatregelen van het kabinet is het niet altijd mogelijk de audits door te laten gaan op locatie. Na een klein belrondje langs enkele certificeringsinstanties blijkt dat dit niet wil zeggen dat audits niet doorgaan. Met behulp van digitale middelen zoals Teams, Skype of Zoom kan de audit wel doorgang vinden. 

Voor hulp of audit begeleiding op afstand kunt u een bericht sturen naar Jan-Paul Monster of kijken op deze website.