Maak kennis met de nieuwe Exact integratie van Climatools

Een spiksplinternieuwe feature binnen de software van Climatools. Lees snel verder om uit te vinden hoe de Exact integratie werkt.

Bij Climatools zijn we continu bezig met het optimaliseren van onze software. Dit doen we op basis van de feedback van onze gebruikers én de laatste ontwikkelingen wat betreft regelgevingen binnen de installatietechniek. In onze meest recente update kan je nu gebruikmaken van de CRM integratie met Exact Online met het Pro- en Enterprisepakket!

Met de Exact Online integratie van Climatools kan je makkelijk CRM gegevens uitwisselen tussen Climatools en Exact Online!

Wat moet ik weten over de Exact Online – Climatools integratie?

De Climatools integratie met Exact Online geeft je de mogelijkheid om CRM gegevens uit te wisselen tussen Climatools en Exact Online.

Er zijn een paar belangrijke punten om te weten voordat je goed gebruik kan maken van de integratie tussen Exact Online en Climatools.

  • De integratie werkt tussen de CRM van Exact Online en de CRM van Climatools. Alleen klantengegevens worden uitgewisseld.
  • De synchronisatie en acties die door deze integratie worden uitgevoerd, zijn definitief en kunnen niet ongedaan worden gemaakt.
  • Bij de eerste synchronisatie worden Exact ‘relaties’ (klanten, leveranciers, prospects, en suspects) van Exact Online naar Climatools gesynchroniseerd. Bestaande relaties en bedrijven in Climatools worden niet naar Exact gesynchroniseerd.
  • Alle ‘relaties’ (klanten, leveranciers, suspects, prospects) die je in Exact Online hebt opgeslagen worden in Climatools als “Bedrijf” opgeslagen. Dit omdat Exact Online geen verschil maakt tussen bedrijven of particulieren. Dus in Climatools zullen wij ook alle Exact ‘relaties’ als Bedrijven zien.
  • Na het aanzetten van de integratie worden nieuwe relaties en bedrijven die in Climatools zijn aangemaakt niet naar Exact gesynchroniseerd. Het is dus de bedoeling dat nieuwe relaties in Exact worden aangemaakt.
  • Bij de eerste synchronisatie is het mogelijk dat als je al gebruik maakt van de Climatools CRM dat er dubbele CRMgegevens in jouw Climatools omgeving kunnen komen te staan. Hier moet je dan de “Samenvoegen” functionaliteit binnen Climatools gebruiken om klanten samen te voegen.

Wat voor Climatools abonnement heb ik nodig om gebruik te kunnen maken van de integratie?

Je hebt het Professional of Enterprise pakket nodig om gebruik te kunnen maken van de integratie. Mocht je nog niet op Professional or Enterprise zitten, contacteer dan support om upgrade mogelijkheden te bespreken.

 

Hoe zet ik de integratie aan?

Alleen de abonnement-beheerder kan de integratie aan (of uit) zetten. Weet je niet wie de abonnement-beheerder is voor jouw omgeving? Contacteer dan support.

  1. Als abonnement beheerder zie je in het “Instellingen” menu “Integraties“, klik hierop. 

  2. Op de “Integraties” pagina, zie je de Exact integratie. Klik op “Toevoegen“.

  3. Lees voorzichtig de instructies op de scherm en klik op “INTEGRATIE ACTIVEREN“.

  4. Lees voorzichtig de informatie in de pop-up die naar voren komt. Na 10 seconden kan je doorklikken.
  5. Log in met je Exact Online gebruikersnaam en wachtwoord en geef Climatools toegang tot jouw administratie(s) in de consent scherm.

  6. Selecteer je Exact administratie en klick op “ADMINISTRATIE ACTIVEREN

  7. De integratie setup is voltooid! Synchronisatie is begonnen en je kan de logs bekijken om te zien wanneer de bedrijven en relaties van Exact gesynchroniseerd zijn.

 

Mocht je vragen hebben, maak dan gebruik van de Support knop in Climatools of neem contact met ons op via support@climatools.nl.

Hoe zet ik de integratie uit?

Alleen de abonnement-beheerder kan de integratie aan (of uit) zetten. Weet je niet wie de abonnement-beheerder is voor jouw omgeving? Contacteer dan support.

  1. Als abonnement beheerder zie je in het setting menu “Integraties“, klik hierop.

     

  2. Op de Integraties pagina zie je de Exact integratie. Om de integratie te deactiveren, klik op “DEACTIVEREN“.
  3. Lees voorzichtig de text in de pop-up en klik op “DOORGAAN” mocht je de integratie willen deactiveren.


    Let op!
     Als je de integratie in de toekomst weer wil inschakelen kan dat, maar de synchronisatie begint dan weer opnieuw en al je contacten vanuit Exact zullen geïmporteerd worden als nieuwe klanten in Climatools CRM. Dit zal waarschijnlijk tot dubbele CRM-gegevens leiden in Climatools.

Hoe komen de verschillende relatietypes van Exact in Climatools?

Alle Exact relaties (leveranciers, klanten, suspects, en prospects) worden gesynchroniseerd met Climatools. Alle Exact relaties komen in Climatools te staan als bedrijven. Leveranciers krijgen een “Leverancier” tag. Klanten krijgen een “Klant” tag. Suspects en Prospects krijgen op dit moment nog geen tag maar zullen mogelijk in de toekomst ook in Climatools een tag krijgen. Ook gaan wij mogelijk in de toekomst de mogelijkheid geven om in Climatools te kunnen filteren en sorteren op deze tags.

 

Wat gebeurt er met Contactpersonen die in Exact gekoppeld zijn aan een relatie?

Contactpersonen die gekoppeld zijn aan een relatie in Exact worden in Climatools als Relatie opgeslagen en de koppeling tussen de Exact Contactpersoon en Exact klant wordt ook meegenomen in Climatools.