Verplichte Registratie van Incidenten en Tekortkomingen

Registreer en Beheer Eenvoudig je Incidenten

Met de software van Climatools kun je eenvoudig klachten, tekortkomingen, afwijkingen en onvoorziene omstandigheden vastleggen en beheren, zoals vereist door de BRL 100 en de BRl 6000-25.

‍

Inzicht in je Incidenten

Dankzij de Incidenten feature worden alle incidenten gedetailleerd geregistreerd en bewaard. Dit helpt bij audits, vermindert administratieve rompslomp en zorgt ervoor dat je organisatie continu kan verbeteren door te leren van incidenten en het opstellen van maatregelen.

‍

Waarom is de Registratie van Incidenten Belangrijk?

Volgens de BRL 100 moeten klachten, tekortkomingen, afwijkingen en onvoorziene omstandigheden proactief worden bewaakt en vastgelegd. Dit betekent dat gecertificeerde ondernemingen een aantoonbare, vastgelegde procedure moeten hebben, inclusief:

• De verantwoordelijke persoon
• Beoordeling van de afwijking, tekortkoming of klacht
• Vaststelling van de oorzaak
• Noodzaak van corrigerende maatregelen en eventueel uitvoering daarvan
• Beoordeling of preventieve maatregelen nodig zijn of dat het een incident betreft dat niet voorkomen had kunnen worden
• Implementatie van preventieve maatregelen
• Hercontrole/evaluatie van de effectiviteit van de maatregelen

Alle incidenten moeten volgens deze criteria worden geregistreerd en minimaal vijf jaar worden bewaard. Incidenten zijn menselijk en vormen geen probleem zolang er van wordt geleerd en het bedrijf zich continu verbetert.

‍

Van Papieren Formulieren naar Digitale Registratie

Voorheen werden klachten en afwijkingen vaak vastgelegd met papieren formulieren die werden bewaard in fysieke of digitale mappen. Bij meer dan vier actieve F-gas monteurs moeten deze registraties ook worden meegenomen in de directiebeoordeling. Climatools digitaliseert de registratie van klachten, tekortkomingen en afwijkingen op een intuïtieve manier, zodat jij je kunt blijven focussen op je werkzaamheden.

‍

Hoe Werkt de Feature?

‍

Stap 1: Invoeren van een Incident

• Log in op Climatools en ga naar “Incidenten” in het linkermenu.
• Klik op "Nieuw Incident".
• Vul de nodige informatie in zoals de aard van het incident, de verantwoordelijke persoon, en een beschrijving van de afwijking of klacht.

‍

‍

Stap 2: Beoordeling en Oorzaak Vaststellen

• Beoordeel de ernst van het incident.
• Voer een analyse uit om de oorzaak vast te stellen.
• Beslis of corrigerende maatregelen nodig zijn.

‍

‍

Stap 3: Corrigerende en Preventieve Maatregelen

• Voer de benodigde corrigerende maatregelen uit indien nodig.
• Beoordeel of preventieve maatregelen nodig zijn om herhaling te voorkomen.
• Documenteer alle acties in de module.

‍

‍

Stap 4: Evaluatie

• Plan een hercontrole of evaluatie om te beoordelen of de getroffen maatregelen effectief zijn.
• Voer de hercontrole uit en documenteer de resultaten.

‍

Toelaatbare & Ontoelaatbare Tekortkomingen

Toelaatbare TekortkomingenTijdens inspectie kan blijken dat er toelaatbare tekortkomingen zijn, zoals een goed gemonteerde maar niet-lekkende RGA. Registreer deze in de incidentenfeature en voeg een opmerking toe aan de werkbon. Laat de klant de werkbon ondertekenen en controleer de tekortkoming bij elke onderhoudsbeurt.

Ontoelaatbare TekortkomingenBij ontdekking van ontoelaatbare tekortkomingen aan een ketel, wordt de procedure van afkeuring gestart. Documenteer uitgebreid de bevindingen en redenen voor afkeuring in de werkbon. Schakel de ketel uit en blokkeer de gaskraan. Zorg ervoor dat het toestel niet opnieuw in gebruik kan worden genomen en plaats een waarschuwingssticker. Maak foto's en upload deze als bewijs.

‍

De K25000 en BRL-6000-25

Ook volgens de K25000 en BRL-6000-25 moet een certificaathouder een register bijhouden van ontvangen klachten en de behandeling daarvan. Dit omvat:

• Beoordelen of de klacht terecht is
  ‍
• Oplossen van geconstateerde gebreken
  ‍
• Registratie van het stadium en de wijze van klachtenbehandeling
  ‍
• Informeren van de klager over de afhandeling
  ‍
• Aanwijzen van een verantwoordelijke medewerker
  ‍
• Identificatie en correcte behandeling van niet-conforme onderdelen om onbedoeld gebruik te voorkomen

‍

Efficiënter, Betrouwbaarder en Volledig Digitaal

Met de software van Climatools wordt het proces van incidenten registreren efficiënter, betrouwbaarder en volledig digitaal. Je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens en voldoet eenvoudig aan de vereisten van de BRL 100, K25000 en BRL-6000-25. Verbeter de kwaliteit en veiligheid binnen jouw organisatie met Climatools. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of een demo van de software!

‍