De BRL 100-certificering is een cruciale vereiste voor bedrijven die werken met F-gassen. Een certificering op dit gebied garandeert dat de bedrijfspraktijken in lijn zijn met wettelijke en kwaliteitsnormen. Echter, het verkrijgen en behouden van deze certificering vereist een zorgvuldige audit- en inspectieprocedure, die wordt uitgevoerd door een onafhankelijke certificeringsinstelling (CI). In deze uitgebreide gids behandelen we het proces van een BRL 100-audit en -inspectie en de stappen die jouw onderneming moet nemen om succesvol te zijn.

‍

1. Aanvraag voor Certificering

Het proces begint met het indienen van een aanvraagformulier bij de CI. Dit formulier geeft aan dat jouw onderneming streeft naar een certificering voor het werken met F-gassen. Eenmaal ingediend, wordt er een certificeringsovereenkomst gesloten tussen jouw onderneming en de CI. Deze overeenkomst formaliseert de afspraak dat de CI audits en inspecties uitvoert volgens de BRL 100-normen. Je ontvangt een uitnodiging voor een audit door een Certificerende Instantie zoals bijvoorbeeld Dekra of Kiwa.

‍

2. Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit begint met het omschrijven van je werkinstructies en het opstellen van een handboek. In dit handboek staan je bedrijfsprocessen en werkzaamheden beschreven.

Zo maken de volgende onderdelen deel uit van je handboek:

• Kwaliteitsmanagement: denk hierbij aan klachtenafhandeling, een omschrijving van je werkzaamheden en van je organisatie.
• Procedures: hierin omschrijf je de procedures van de installaties, onderhoud, service, reparatie en buitendienststelling.
• Instructies: een goede omschrijving van je workflow en werkinstructies. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een omschrijving hoe je moet afpersen.
• Personeel: arbeidscontracten, diploma’s en certificering van de werknemers binnen je organisatie.
• Sales: de inhoud van je offertes en opdrachtbevestigingen.
• Oplevering: gebruikshandleidingen en (online) logboeken inclusief lekcontroles.
• Apparatuur: een lijst met gereedschappen en bijbehorende certificaten.
• Koudemiddelen: je koudemiddelregistratie (f-gas administratie), opslag en beheer.

Heb je geen tijd voor het opstellen van het handboek of heb je behoefte aan advies en/of voorbeelden? Climatools kan je helpen. Neem vrijblijvend contact op met ons support team en we helpen je verder op weg.

‍

3. Advies voor gereedschappen

Alle referentiemeters als weegschalen en thermometers moeten periodiek worden gekalibreerd door een gecertificeerd bedrijf.

Heb je advies uit nodig welk gereedschap je het beste kunt kopen? Of welk gereedschap gekalibreerd of geijkt moet worden? We hebben aardig wat kennis vanuit de praktijk in huis en delen dit graag met je. Neem gerust contact met ons op via onze contactpagina.

‍

‍

4. Situaties die Audits en Inspecties Vereisen

Audits en inspecties worden uitgevoerd in twee hoofdgevallen:
‍

4.1 Nieuwe ondernemingen zonder certificaat

Voor een nieuwe onderneming zonder BRL 100-certificaat, omvat het proces:

• Initiële audit: Een audit wordt uitgevoerd volgens de richtlijnen beschreven in paragraaf 6.3.1. van de BRL 100. Deze audit is bedoeld om vast te stellen of de onderneming aan de basisvoorwaarden voldoet om met F-gassen te werken.
  ‍
• Voorlopig certificaat: Na succesvolle afronding van de initiële audit, kan de CI een voorlopig certificaat verlenen als de onderneming voldoet aan de eisen van hoofdstuk 2, beschikt over de vereiste procedures en werkinstructies, en deze beschikbaar heeft gesteld aan het personeel. Dit voorlopig certificaat is een tussenstap en wordt niet verleend onder accreditatie.
  ‍
• Inspectie binnen een jaar: Binnen een jaar na het verlenen van het voorlopig certificaat, vindt er een inspectie plaats volgens de richtlijnen beschreven in paragraaf 6.3.2. van de BRL 100. Deze inspectie beoordeelt de voortgang van de onderneming en het naleven van de procedures.
  ‍
• Definitief certificaat: De CI verleent een definitief certificaat als vastgesteld is dat de onderneming de vastgestelde procedures en werkinstructies in acht neemt en voldoet aan de eisen van de BRL 100.
  ‍
• Periodieke audits en inspecties: Binnen twee jaar na de beslissing tot voortzetting van het certificaat, en vervolgens ten minste één keer per twee jaar, worden audits en inspecties uitgevoerd volgens de richtlijnen van BRL 100.

‍

4.2 Bestaande ondernemingen met certificaat

Voor bestaande ondernemingen met een BRL 100-certificering omvat het proces:

• Periodieke audits en inspecties: Deze vinden ten minste één keer per twee jaar plaats volgens de richtlijnen beschreven in de BRL 100. Deze audits en inspecties zorgen ervoor dat de onderneming blijft voldoen aan de gestelde normen en eisen.

‍

5. Het Doel van Audits

Audits zijn bedoeld om te beoordelen of de onderneming voldoet aan de algemene eisen van hoofdstuk 2 van de BRL 100. Het auditproces richt zich op de beschikbaarheid van vereiste procedures en werkinstructies, en het feit dat deze worden toegepast door het personeel.

De audit evalueert of jouw onderneming:

• Voldoet aan de algemene eisen van hoofdstuk 2.
  ‍
• Beschikt over de benodigde procedures en werkinstructies: Deze dienen beschikbaar te zijn voor personeel en in overeenstemming met paragraaf 3.2 (koelapparatuur, klimaatregelingsapparatuur en warmtepompen) of 4.2 (stationaire brandbeveiligingsapparatuur).
  ‍
• De f-gassenregistratie bijhoudt volgens paragraaf 4.3: Voor koelapparatuur, klimaatregelingsapparatuur en warmtepompen, wordt dit aspect beoordeeld.
  ‍
• De juiste instrumenten gebruikt: De audit beoordeelt of de onderneming voldoet aan de eisen van paragraaf 3.4 (koelapparatuur, klimaatregelingsapparatuur en warmtepompen) en 4.4 (stationaire brandbeveiligingsapparatuur) en of deze instrumenten correct functioneren.

Daarnaast bepaalt de CI, op basis van de beschikbare f-gassen certificaten voor personen, de maximale koelmiddelvulling (in kilogrammen) van apparatuur waarvoor de onderneming gecertificeerd personeel heeft dat ermee mag werken.

‍

6. Het Doel van Inspectie

Inspecties richten zich op het beoordelen van de naleving van procedures en werkinstructies om lekkage van f-gassen te voorkomen. Tijdens een inspectie worden alle stappen van de procedures beoordeeld om ervoor te zorgen dat de onderneming voldoet aan de eisen van de BRL 100.

‍

7. Uitvoering van Audits en Inspecties

Tijdens het audit- en inspectieproces gebruikt de CI verschillende onderzoeksmethoden, waaronder:

• Interviews: Het personeel wordt bevraagd over de processtappen die zijn doorlopen bij de uitvoering van de werkzaamheden.
  ‍
• Documentenonderzoek: Het onderzoeken van recente projecten en registraties (paragraaf 3.3 of 4.3) om vast te stellen of de onderneming de procedures en werkinstructies in acht heeft genomen.

‍

De CI evalueert of de onderneming:

• Eigen procedures en werkinstructies volgt: Bij het bijhouden van logboeken, f-gassenregistratie, en f-gassenbalans.
  ‍
• Lekkage van f-gassen heeft meegemaakt: Indien dit is gebeurd, beoordeelt de CI of een oorzaakanalyse is uitgevoerd volgens eigen werkinstructies en procedures.
  ‍
• Voorzorgsmaatregelen heeft genomen: Om toekomstige lekkages te voorkomen, inclusief eventuele verschillen in de f-gassenbalans (verklaarde en niet verklaarde verschillen).

Daarnaast controleert de CI de werkzaamheden van de onderneming aan de hand van werkbonnen, foto's, instrumenten (kalibratie- of verificatiedocumenten) en andere benodigde documentatie.

‍

De CI beoordeelt of de geïnstalleerde apparatuur:

• Voldoet aan specificaties: Zoals aangegeven in het installatieplan, de offerte, en de opdrachtbevestiging.
  ‍
• Een drukbeproeving heeft ondergaan: Conform eigen werkinstructies en NEN EN378 - 6.3 Beproevingen, en dat dit is geregistreerd op de werkbon.
  ‍
• Correct is gevacumeerd: Volgens eigen werkinstructies, met een standtijd van minimaal 30 minuten.
  ‍
• F-gassen correct vult en verwijdert: Voorafgaand aan reparatie of buitengebruikstelling van apparatuur, en dat deze mutaties zijn verwerkt in het logboek.
  ‍
• De oorzaak van lekkage heeft vastgesteld: En maatregelen heeft genomen om toekomstige lekkages te voorkomen.

Bij inbedrijfstelling van apparatuur beoordeelt de CI ook of de manometer- en temperatuurmeter zijn gebruikt om de installatie te controleren, en of de gegevens zijn verwerkt op de werkbon.

‍

Bij geïnstalleerde apparatuur dient:

• De lekkagecontrole te worden uitgevoerd: Conform eigen werkinstructies en artikel 4 van de F-gassenverordening.
  ‍
• Apparatuur voorzien te zijn van etiketten/kenplaten: Overeenkomstig de eisen van artikel 12 van de F-gassenverordening.
  ‍
• Het logboek overgedragen te zijn aan de eigenaar: En alle aantekeningen en gegevens correct opgenomen te zijn.

‍

Daarnaast kijkt de auditeur naar de:‍

• ‍Non-Conformiteiten en Verbetermaatregelen
  • Classificatie van Non-Conformiteiten: Non-conformiteiten worden geclassificeerd op basis van hun ernst, zoals kritieke en niet-kritieke afwijkingen.
    ‍‍
  • Corrigerende Maatregelen: Het bedrijf moet corrigerende maatregelen nemen om de geïdentificeerde non-conformiteiten aan te pakken. Deze maatregelen moeten worden gedocumenteerd en opgevolgd om de effectiviteit te beoordelen.‍

‍

Ook moet het bedrijf bewijs kunnen leveren voor continue verbetering:

• ‍Evaluatie en Aanpassing: Op basis van de resultaten van de audits moet het bedrijf voortdurend de procedures en werkinstructies evalueren en aanpassen om ervoor te zorgen dat ze effectief blijven en voldoen aan de BRL 100 normen.
  ‍
• ‍Training en Ontwikkeling: Regelmatige training en bijscholing van het personeel is essentieel om ervoor te zorgen dat ze op de hoogte blijven van de nieuwste procedures en wetgeving.

‍

8. Rapportage van Audits en Inspecties

De bevindingen van een audit en inspectie worden vastgelegd in een rapport dat aan de volgende eisen voldoet:

• Volledigheid: Het rapport moet een oordeel vellen over de onderzochte onderdelen.
• Traceerbaarheid: Alle bevindingen waarop uitspraken zijn gebaseerd moeten traceerbaar zijn vastgelegd.
• Basis voor de beslissing: De beslisser moet zijn besluit over het al dan niet verstrekken of continueren van het certificaat kunnen baseren op de vastgelegde bevindingen.

‍

9. Beslissingen na Audits en Inspecties

Op basis van het audit- en inspectierapport neemt de beslisser een schriftelijk besluit over het al dan niet verstrekken of continueren van het certificaat. Dit besluit wordt zo spoedig mogelijk bekendgemaakt aan de onderneming.

‍

Conclusie

Audits en inspecties zijn een essentieel onderdeel van het BRL 100-certificeringsproces. Het stelt je onderneming in staat om een kwaliteitsstandaard te handhaven en aan de wettelijke vereisten te voldoen. Door deze procedures serieus te nemen en zorgvuldig uit te voeren, kan je bedrijf niet alleen de nodige certificering behouden, maar ook vertrouwen opbouwen bij klanten en partners.

‍