Aan het eind van een periode klopt je koudemiddeladministratie of CO-administratie niet. Mutaties zijn niet vermeld, enkele flessen koudemiddel hebben een ander gewicht, en je papieren werkbonnen zijn nergens meer terug te vinden. Balen natuurlijk, want hoe je ook je best doet, het blijft een uitdaging om je medewerkers te motiveren administratieve taken regelmatig en zorgvuldig uit te voeren. Een digitale administratie optie kan hierbij van pas komen. Maar hoe motiveer je je medewerkers om hun administratie altijd netjes op orde te houden?

Van handmatig naar digitaal

Om er zeker van te zijn dat je administratie altijd in orde en bij de hand is, is het een goed idee om over te stappen naar een digitale oplossing. Zo hoef je niet meer uren te zoeken naar verloren papieren werkbonnen, en kun je met een paar klikken je installaties registreren en inzien. Maar de overstap naar een digitale administratiesoftware kan lastig zijn, zeker als je een volledige organisatie moet overtuigen van de voordelen terwijl iedereen altijd handmatig heeft gewerkt. Om je een handje te helpen hebben we hieronder wat tips en tricks verzameld die je kunnen helpen bij het overtuigen en motiveren van je medewerkers in het geval van digitalisering.

1. Gamification

Maak van de f-gassen en CO-administratie een spelletje. Gebruik het periodeoverzicht om tijdens de vrijdagborrel prijzen uit te reiken. Laat een T-shirt maken met “King of the Koudemiddel” voor degene die de meeste kilo’s koudemiddel heeft gemuteerd. Laat een mok bedrukken met “Liever koffie dan koudemiddel” voor degene die het minste heeft gemuteerd. Hou het luchtig, leuk en positief. Een kans voor jou om te laten zien dat je begrijpt dat dit niet het leukste onderdeel is van het werk. Medewerkers waarderen dat. Wedden dat de komende tijd de administratie beter wordt bijgehouden?

2. Biedt vertrouwen

Een kloppende koudemiddelbalans en CO-administratie is van belang voor de continuïteit van je bedrijf. Er staan dus best wat belangen op het spel. Niet alleen voor jou als eigenaar of leidinggevende, maar ook voor de monteur die werkt met koudemiddelen of gasverbrandingsinstallaties. Geef inzicht in die belangen. En laat blijken dat je de medewerker het vertrouwen geeft deze saaie, maar noodzakelijke taak uit te voeren. Medewerkers bloeien op door vertrouwen. Vind je het een risico om dit voor het eerst uit handen te geven? Bedenk dan dat je een investering doet die op lange termijn vruchten afwerpt.

3. Laat het grotere geheel zien

Deze sluit aan op bovenstaande tip. Vooral in wat kleinere bedrijven is er hier winst te halen. Laat medewerkers het grotere geheel begrijpen. Medewerkers zijn geen ondernemers. Zij zullen zich niet druk maken hoe het bedrijf geld verdient en waar de kosten zitten. Of welke strategie gehanteerd wordt om grotere projecten binnen te slepen. Door ze hiervan deelgenoot te maken zullen ze betere inzien dat wat ze nu doen (of juist nalaten) uiteindelijk bijdraagt aan een einddoel.

Hoe iedere pion en vervelende taken als de koudemiddel- en CO-administratie een functie heeft in het uiteindelijke plan. Overigens zul je verbaast staan hoe deze benadering getalenteerde medewerkers zal laten shinen. En hoe je soms waardevolle ideeën krijgt aangedragen voor bepaalde uitdagingen.

4. Creëer betrokkenheid bij het uitzoeken van een oplossing

Het makkelijker en overzichtelijker maken van de administratie helpt de verplichtingen makkelijker uit te voeren. Wellicht zijn er kleine verbeteringen mogelijk in de de procedures of gebruikte hulpmiddelen. Betrek medewerkers bij deze keuzes en verbeteringen. Betrek medewerkers ook bij de keuze of selectie van software voor de f-gassen en CO-administratie. Climatools biedt een gratis testperiode. Laat binnen deze periode ook medewerkers ervaring opdoen. Zij zullen uiteindelijk met het pakket moeten werken. Inspraak vanaf het begin zal de uiteindelijke betrokkenheid verhogen.

5. Motiveer individuen in plaats van het hele team

Natuurlijk zal je tijdens een  gezamenlijk werkoverleg het belang van een kloppende f-gassen en CO-administratie aantippen. Of je ergernis over eventuele hiaten kenbaar maken. Investeer ook in een-op-een contact en moedig hierbij je medewerker aan de administratie nauwkeurig bij te houden. Vraag naar eventuele knooppunten en spreek je waardering uit als alles goed gaat. Natuurlijk doe je dit op regelmatige basis.

6. Persoonlijke stimulansen

Beloon goed gedrag. En doe dat persoonlijk. Een monteur die zijn administratie op orde heeft is een groot voetbalfan? Geef ‘m twee kaartjes voor een wedstrijd van zijn of haar favoriete club. Is het een echte familieman? Geef een paar uur vrij aan het begin van een lang weekend. Games fanaat? Een tegoedbon voor een nieuw spel zal wonderen doen. Kleine investering, groot resultaat. Zorg wel dat je attentie aansluit op persoonlijke voorkeuren en wees specifiek over waarom je blij bent met de inzet. En een complimentje in de wandelgangen over die kloppende administratie doet ook al heel goed!

Meer informatie over onze administratie software? Neem contact op met het team, we helpen je graag verder!