Bewaarplicht van Gegevens en Administratie voor de BRL 100: Wat je Moet Weten

De BRL 100-certificering vereist dat bedrijven en zelfstandigen in de koeltechniek hun administratie zorgvuldig bijhouden. Maar het vastleggen van installaties en koudemiddelgebruik is niet alleen tijdens de certificering belangrijk: zelfs als je stopt met je BRL 100, ben je nog steeds verplicht om de administratie vijf jaar lang te bewaren.

‍

Wat houdt de bewaarplicht in?

De bewaarplicht binnen de BRL 100-certificering vereist dat installateurs en bedrijven hun administratie en gegevens minstens vijf jaar na het moment van registratie bewaren. Voor de installatie logboeken geldt dat alle informatie beschikbaar moet zijn voor actieve installaties. De bewaarplicht van 5 jaar gaat dan pas in NA buitendienststelling van de installatie.

‍

Wie is verantwoordelijk voor de bewaarplicht?

De verantwoordelijkheid om de administratie te bewaren ligt bij de natuurlijke persoon, niet alleen bij het bedrijf. Dit betekent dat, ongeacht je situatie, jij als installateur verplicht bent om de gegevens te bewaren. Zelfs als je BRL 100-certificering verloopt, je uit dienst gaat, je bedrijf opheft of je BV beëindigt, blijft de bewaarplicht van kracht. De Belastingdienst en inspectie-instanties kunnen gedurende deze periode namelijk nog steeds om je administratie vragen.

‍

Welke gegevens moet je bewaren?

Voor de BRL 100-certificering zijn er specifieke gegevens die onder de bewaarplicht vallen. Dit zijn met name:

1. Installatie-informatie‍

Alle gegevens over geplaatste en onderhouden installaties die F-gassen bevatten. Deze documentatie moet onder andere de locatie, het type installatie en de hoeveelheid F-gas bevatten. Ook installatieregistraties, lekdetectierapporten en onderhoudswerkzaamheden moeten vijf jaar lang bewaard blijven na afbraak of buitendienststelling van de installatie.

‍

2. Koudemiddelbalans‍

Een nauwkeurige administratie van de inkoop, het gebruik, de terugwinning en de afvoer van koudemiddelen. De koudemiddelbalans moet aantonen hoeveel koudemiddel je bedrijf heeft aangeschaft, gebruikt en afgevoerd, en dient eveneens voor een periode van vijf jaar toegankelijk te zijn.

‍

Waarom is de bewaarplicht zo belangrijk?

De bewaarplicht dient verschillende doeleinden, vooral met betrekking tot naleving van milieuregels en de waarborging van veiligheid en kwaliteit. Wanneer je administratie volledig en up-to-date is, kun je als installateur aantonen dat je bedrijf verantwoordelijk en conform de wettelijke vereisten handelt. Bovendien stelt het toezichthouders, zoals de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT), in staat om effectief toezicht te houden op het naleven van F-gasregelgeving.

Voordelen van een nauwkeurige administratie:

• Bescherming tegen boetes en sancties: Een goed gedocumenteerde administratie toont aan dat je alle wettelijke regels hebt nageleefd. Als de informatie niet klopt of volledig is, ontvangt de eigenaar van installatie mogelijk een boete. Het is dan ook onderdeel van je service naar je klanten toe op je administratie correct op orde te houden.
• Inzicht in koudemiddelgebruik: Door een gedetailleerde koudemiddelbalans te behouden, kun je nauwkeurig monitoren hoeveel koudemiddel wordt verbruikt, teruggewonnen en afgevoerd, en voorkom je overschrijdingen van F-gasquota.
• Effectieve audits en inspecties: Een volledige administratie helpt je soepel door inspecties en audits te komen, wat essentieel is voor bedrijven die hun BRL 100 willen behouden of hernieuwen.

‍

Wat gebeurt er bij niet-naleving van de bewaarplicht?

Het niet-naleven van de bewaarplicht kan leiden tot strikte sancties. De ILT of andere toezichthouders kunnen inspecties uitvoeren waarbij je verplicht bent om de laatste vijf jaar aan administratie te overleggen. Het behouden van een goed georganiseerde administratie is dus essentieel voor je bedrijf én je klanten, zowel tijdens als na de certificeringsperiode.

‍

Tips om aan de bewaarplicht te voldoen

Om ervoor te zorgen dat je altijd voldoet aan de bewaarplicht van de BRL 100, zijn er enkele nuttige strategieën die je kunt toepassen:

1. Gebruik een digitaal systeem voor documentbeheer‍

Door je administratie digitaal op te slaan, bijvoorbeeld in een speciaal daarvoor ontworpen softwarepakket, zorg je ervoor dat je alle gegevens overzichtelijk kunt organiseren en eenvoudig kunt raadplegen bij inspecties. Digitale opslag maakt het mogelijk om snel documenten te vinden en verlaagt het risico op verlies of beschadiging.

‍

2. Plan herinneringen in voor periodieke audits

Zorg ervoor dat je regelmatig je administratie controleert om te bevestigen dat alles up-to-date is. Dit kan bijvoorbeeld door elk kwartaal een controle in te plannen waarbij je alle documenten doorloopt en eventuele ontbrekende informatie aanvult.

‍

3. Bewaar back-ups van je administratie

Maak regelmatig back-ups van je administratie om gegevensverlies te voorkomen. Dit is vooral belangrijk voor de digitale opslag van documenten, zodat je niet afhankelijk bent van één opslaglocatie. In Climatools worden er automatisch backups gemaakt van je gegevens en ben je er zeker van dat al je informatie veilig wordt bewaard.‍

‍

4. Zorg voor duidelijke etikettering en organisatie van documenten

Houd de administratie van installaties, koudemiddelbalans, onderhoudsverslagen en lekdetecties gescheiden en voorzien van duidelijke titels en datums. Dit helpt je niet alleen om tijdens een audit snel de juiste documenten te vinden, maar zorgt ook voor een overzichtelijke opslag. Met de software van Climatools worden je gegevens automatisch geordend, zodat ze gemakkelijk te onderscheiden zijn en in te zien zijn in het geval van een audit of controle.

‍

De bewaarplicht onder de BRL 100 is jouw verantwoordelijkheid

De bewaarplicht van vijf jaar is een essentieel onderdeel van de BRL 100-certificering en vereist dat bedrijven en installateurs zorgdragen voor een nauwkeurige en toegankelijke administratie. Ongeacht je situatie – of je nu je bedrijf beëindigt, van baan wisselt of je certificering laat verlopen – blijft deze verplichting van kracht. Door je administratie overzichtelijk, goed georganiseerd en digitaal bij te houden, bescherm je jezelf tegen boetes en vergroot je de kans op een vlotte certificering. Investeer in een goed documentbeheer en blijf voorbereid op de verantwoordelijkheden die horen bij de BRL 100-bewaarplicht.

‍