Dossiercontrole onder de BRL 100: Wat Houdt het In en Hoe Verschilt het van de Directiebeoordeling?

‍

Voor bedrijven die werken met F-gassen is de BRL 100-certificering verplicht. Binnen deze certificering zijn er verschillende verplichte controles, waaronder de dossiercontrole en de directiebeoordeling. Hoewel deze termen soms door elkaar worden gehaald, hebben ze ieder een andere functie en focus.

‍

Wat is een dossiercontrole?

Een dossiercontrole is een administratieve controle waarbij wordt beoordeeld of een bedrijf alle verplichte documentatie en registraties volgens de BRL 100 correct heeft bijgehouden. Dit betekent dat er wordt gecontroleerd of de bedrijfsadministratie rondom de volgende punten in orde is:

• Installaties
• Registraties van werkzaamheden (werkbonnen)
• Aanwezigheid van logboeken
• Koudemiddelgebruik
• Beheersing van tekortkomingen
• Gereedschappen en hun status
• Certificeringen van personeel

Een dossiercontrole wordt ook wel een externe audit genoemd, en wordt uitgevoerd door een certificeringsinstantie. Zo’n dossiercontrole is eigenlijk een verkorte audit en wordt normaliter op afstand gedaan. Zo krijgen installateurs na de toelatingsaudit na 9 maanden nog een dossiercontrole om er zeker van te zijn dat alles correct wordt uitgevoerd. Vervolgens krijgen ze 2 jaar na de dossiercontrole pas weer een volledige audit. Zo wordt er bij KIWA voor een reguliere audit 4 uur ingepland en voor een dossiercontrole 2 uur.

Het doel van de dossiercontrole is om te verifiëren of een bedrijf alle noodzakelijke documenten correct heeft bijgehouden en of deze documenten overeenkomen met de vereisten van de certificering.

‍

Waarom is een dossiercontrole verplicht?

Bedrijven die met F-gassen werken, hebben een grote verantwoordelijkheid op het gebied van veiligheid, milieuwetgeving en naleving van administratieve verplichtingen. De BRL 100 vereist dat alle werkzaamheden worden gedocumenteerd en dat bedrijven altijd kunnen aantonen dat ze werken volgens de richtlijnen.

Een dossiercontrole is verplicht omdat het een manier is om te controleren of een bedrijf zich houdt aan de in het handboek opgestelde procedures en werkinstructies. Dit moeten ze kunnen aantonen door middel van:

• Een volledige en correcte administratie.
• Registraties van installaties en koudemiddelgebruik.
• Correcte en tijdige kalibraties van gereedschappen.
• Het bezit van verplichte certificeringen van personeel.

Als een bedrijf niet voldoet aan de administratieve eisen, kan dit leiden tot sancties, extra inspecties of in het ergste geval het verliezen van hun certificering.

‍

Welke documenten worden gecontroleerd bij een dossiercontrole?

Tijdens een dossiercontrole wordt gekeken naar verschillende documentcategorieën die aantonen dat het bedrijf volgens de BRL 100 werkt. De belangrijkste documenten die beoordeeld worden, zijn:

‍

1. Installatieregistratie en koudemiddeladministratie

Het bedrijf moet een overzicht bijhouden van alle installaties waarop werkzaamheden zijn uitgevoerd, inclusief de volgende gegevens:

• Het type en de hoeveelheid koudemiddel dat is gebruikt, bijgevuld of teruggewonnen.
• Registratie van werkzaamheden (d.m.v werkbonnen).
• Een overzicht van gebruikte gereedschappen en hun kalibratie/onderhoudsstatus.
• Eventuele meldingen van incidenten of tekortkomingen en de maatregelen die genomen zijn.

‍

2. Logboeken en dossiers van uitgevoerde werkzaamheden

Voor elke installatie moet er een logboek beschikbaar zijn waarin alle handelingen worden gedocumenteerd. Dit omvat:

• Werkbonnen met details over de uitgevoerde werkzaamheden.
• Handtekeningen van monteurs en klanten om de uitgevoerde handelingen te bevestigen.
• Eventuele meldingen van tekortkomingen of incidenten en de acties die daarop zijn ondernomen.

‍

3. Gereedschappen en kalibratiedocumenten

Om te garanderen dat gereedschappen correct functioneren, moet er een overzicht zijn van alle gebruikte apparatuur en de kalibratiegeschiedenis. Tijdens de dossiercontrole wordt gekeken of:

• Alle kalibraties tijdig zijn uitgevoerd en correct zijn gedocumenteerd.
• De gebruikte gereedschappen voldoen aan de BRL 100-eisen.

‍

4. Certificering en training van personeel

Het bedrijf moet kunnen aantonen dat alle monteurs in het bezit zijn van een geldig BRL 200-certificaat. Ook moet er een overzicht zijn van:

• Nieuwe medewerkers die nog gecertificeerd moeten worden.
• Eventuele hercertificeringen die nodig zijn.
• Interne en externe trainingen die monteurs hebben gevolgd.

‍

Hoe verschilt een dossiercontrole van een directiebeoordeling?

Hoewel zowel de dossiercontrole als de directiebeoordeling verplicht zijn binnen de BRL 100, richten ze zich op verschillende aspecten van het bedrijf. Het grootste verschil tussen een directiebeoordeling en een dossiercontrole is het feit dat een directiebeoordeling eigenlijk een interne audit is en en een dossiercontrole is een externe audit.

‍

‍

‍

Wat gebeurt er als een bedrijf niet slaagt voor de dossiercontrole?

Als uit de dossiercontrole blijkt dat de administratie niet op orde is, kan dit verschillende gevolgen hebben. In eerste instantie krijgt het bedrijf de mogelijkheid om binnen een bepaalde termijn (meestal 2 weken) een plan van aanpak op te stellen. Daarna krijgt men 6 weken de tijd om het plan aan te leveren. Als de tekortkomingen niet op tijd worden opgelost, kan dit leiden tot extra inspecties en eventuele sancties. Tekortkomingen moeten worden weggewerkt volgens de “2O’s en 2C’s”, waarbij je per tekortkoming aangeeft:

‍

• Correctie relevant voor de tekortkoming
• Corrigerende maatregel om de tekortkoming op te lossen
• Oorzaaksanalyse om de bron van de tekortkoming te signaleren
• Omvangsanalyse om de gevolgen van de tekortkoming in te schatten

‍

Vervolgens moet er een bewijs van implementatie worden geleverd om te laten zien dat de tekortkoming zodanig is opgelost en aangepakt dat het in de toekomst voorkomen kan worden. Bedrijven kunnen problemen voorkomen door hun administratie digitaal te beheren en regelmatig interne controles uit te voeren. Software zoals Climatools helpt bedrijven bij het automatiseren van documentbeheer, zodat alle verplichte registraties altijd up-to-date en overzichtelijk zijn.

‍

Hoe bereid je je voor op een dossiercontrole?

Een goede voorbereiding is essentieel om ervoor te zorgen dat de dossiercontrole soepel verloopt. Dit begint met het structureren en digitaliseren van alle documenten die nodig zijn voor de BRL 100-certificering.

Het is verstandig om vooraf interne controles uit te voeren, waarbij wordt nagegaan of alle vereiste registraties correct en volledig zijn. Dit kan voorkomen dat tijdens een externe audit problemen aan het licht komen die tot sancties kunnen leiden.

Een bedrijf dat zijn documentatie goed beheert en tijdig controleert, zorgt ervoor dat het niet alleen compliant blijft, maar ook efficiënter werkt.

‍

Het Belang van een Dossiercontrole onder de BRL 100

De dossiercontrole is een essentieel onderdeel van de BRL 100-certificering en helpt certificerende instanties een beeld te krijgen van het beleid van installatiebedrijven. Door regelmatig controles uit te voeren en documentatie correct bij te houden, kunnen bedrijven problemen met zowel interne als externe audits voorkomen en voldoen aan de wettelijke eisen. Door te investeren in een goed documentbeheersysteem en regelmatige interne controles, kunnen bedrijven niet alleen voldoen aan de BRL 100, maar ook hun bedrijfsvoering efficiënter en transparanter maken en hun kwaliteit verhogen.

‍