De Administratie Checklijst voor Koelinstallateurs onder de BRL 100

Voor installatiebedrijven en zelfstandigen die werken met gefluoreerde broeikasgassen (F-gassen), is de BRL 100-certificering niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een belangrijk middel om de veiligheid en duurzaamheid van hun werkzaamheden te waarborgen. Een cruciaal onderdeel van het behalen en behouden van de BRL 100-certificering is het voldoen aan strenge administratie-eisen. In deze uitgebreide blog behandelen we alle administratieve verplichtingen die vallen onder de BRL 100, zodat je als installateur precies weet wat er van je verwacht wordt. We bespreken onder andere het aanmelden en afmelden van installaties, het bijhouden van de koudemiddelbalans, het bijhouden van logboeken en onderhoudscontracten, en de overige verplichtingen die in de BRL 100 worden vermeld.

‍

Wat is de BRL 100 en waarom zijn administratie-eisen belangrijk?

De BRL 100 is een beoordelingsrichtlijn voor bedrijven die werken met F-gassen in koelinstallaties, airconditioningsystemen en warmtepompen. De certificering zorgt ervoor dat bedrijven en installateurs voldoen aan de milieuwetgeving, met als doel de uitstoot van schadelijke broeikasgassen te beperken.

Een van de belangrijkste pijlers van de BRL 100 is het verplicht bijhouden van een gedetailleerde administratie. Dit administratieve proces biedt niet alleen een overzicht van je werkzaamheden, maar stelt je ook in staat om audits en inspecties door te komen en je certificering te behouden. Het niet voldoen aan de administratieve verplichtingen kan leiden tot boetes, verlies van certificeringen en zelfs het stilleggen van je bedrijfsactiviteiten.

‍

Registeren van Installaties

Een van de eerste administratieve taken die je tegenkomt bij het werken met F-gassen is het aanmelden van installaties. Wanneer je een nieuwe installatie met F-gassen plaatst, moet je deze installatie aanmelden bij de relevante autoriteiten. Dit geldt voor installaties in zowel commerciële als residentiële gebouwen. Je bent verplicht om de volgende gegevens te registreren:

• Het installatienummer
• Het installatiesoort, bijvoorbeeld single split airconditioning, multi split airconditioning, chiller, of VRF/VRV systeem
• Het installatietype, bijvoorbeeld stationaire klimaatregelingsapparatuur, commerciele koeling, industriele koeling of stationaire warmtepomp
• Of de installatie hermetisch gesloten is of niet
• De locatie van de installatie
• Het type en de hoeveelheid F-gas dat is gebruikt
• De naam van de installateur die verantwoordelijk is voor de installatie
• Datum van installatie en inbedrijfstelling

Deze informatie wordt opgeslagen in een register dat kan worden geraadpleegd door toezichthouders, zoals de Nederlandse Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT).

‍

Het Bijhouden van een Koudemiddelbalans

De koudemiddelbalans is een belangrijk onderdeel van de administratie binnen de BRL 100. Dit document geeft een gedetailleerd overzicht van de inkoop, het gebruik, de terugwinning en de afvoer van F-gassen. Het correct bijhouden van de koudemiddelbalans is essentieel om te laten zien dat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen.

‍

1. Inkoop van Koudemiddel

Elke keer dat je F-gassen koopt, moet je dit registreren in de koudemiddelbalans. Dit omvat de datum van aankoop, de hoeveelheid koudemiddel, het type gas en de leverancier. Dit helpt je bij het bijhouden van hoeveel koudemiddel je bedrijf in voorraad heeft.

‍

2. Gebruik van Koudemiddel

Wanneer je koudemiddel gebruikt voor de installatie, het onderhoud of de reparatie van systemen, moet je dit verbruik registreren. Dit betekent dat je precies moet vastleggen hoeveel koudemiddel je aan elk systeem hebt toegevoegd. Het verbruik van koudemiddel wordt via de Climatools software beheerd. Bij iedere mutatie verbruik worden de volgende gegevens bijgehouden:

• Datum
• Werkregistratienummer (evt. werkbon nummer)
• Totaalgewicht voor en na verbruik in
• Eventueel weegverschil (0,1) t.o.v. voorgaande weging
• Type koudemiddel
• Hoeveelheid en reden van verbruik (retrofit/ nieuwbouw of lekkage)

‍

3. Terugwinning en Afvoer

Bij het verwijderen of onderhouden van installaties moet je ook documenteren hoeveel koudemiddel is teruggewonnen en hoe dit is afgevoerd. Terugwinning en recycling van F-gassen zijn belangrijke maatregelen om de uitstoot van broeikasgassen te verminderen. In de koudemiddelbalans noteer je:

• De datum
• Werkregistratienummer (evt. werkbon nummer)
• Totaalgewicht voor en na verbruik in
• Eventueel weegverschil (0,1) t.o.v. voorgaande weging
• Type koudemiddel
• Hoeveelheid in kg en reden van verbruik (retrofit/ noodzakelijk onderhoud of buitenbedrijfstelling)

‍

4. Jaarlijkse Koudemiddelbalans

Aan het einde van elk kalenderjaar ben je verplicht om een jaarlijkse koudemiddelbalans op te stellen. Deze balans geeft een overzicht van alle koudemiddelen die je bedrijf in dat jaar heeft gebruikt, gekocht, teruggewonnen en afgevoerd. De jaarlijkse koudemiddelbalans is een belangrijk document tijdens audits en wordt door toezichthouders gebruikt om te controleren of je voldoet aan de BRL 100.

Uitgesplits per type koudemiddel worden de volgende gegevens genoteerd:

• De totaal aanwezige voorraad per eerste en laatste dag van het kalenderjaar (berekend én gewogen)
• De totale hoeveelheid ingekochte f-gassen
• De totale hoeveelheid verkochte f-gassen
• De totale hoeveelheid teruggewonnen f-gassen
• De totale hoeveelheid afgevoerde f-gassen

‍

Het Bijhouden van Logboeken

Logboeken zijn een ander essentieel onderdeel van de BRL 100-administratie. Elk systeem dat meer dan 5 ton CO2 equivalent aan F-gas bevat, moet een logboek hebben waarin alle activiteiten worden vastgelegd. Dit helpt bij het bewaken van de prestaties van het systeem en het voorkomen van lekkages.

‍

1. Verplichte Logboeken voor Installaties

Voor installaties met meer dan 5 ton CO2-equivalenten aan F-gassen is het bijhouden van een logboek verplicht. Dit logboek moet gedetailleerde informatie bevatten over alle werkzaamheden die aan de installatie worden uitgevoerd, zoals:

• Installatie en inbedrijfstelling.
• Regelmatige controles en onderhoud.
• Resultaten van lekdetecties.
• Reparaties en wijzigingen aan de installatie.
• Terugwinning en afvoer van F-gassen.

‍

2. Inhoud van het Logboek

Een logboek moet de volgende informatie bevatten:

• Datum van elke handeling (zoals onderhoud, reparatie of lekdetectie).
• De naam van de technicus die de werkzaamheden heeft uitgevoerd.
• De aard van de werkzaamheden (bijv. onderhoud of reparatie).
• De hoeveelheid koudemiddel die is toegevoegd of teruggewonnen.
• De resultaten van lekdetecties en eventuele reparaties.

‍

3. Opslag en Bewaartermijn van Logboeken

Logboeken van actieve installaties moeten ALTIJD aanwezig zijn bij de installatie. De eigenaar van de installatie is hier verantwoordelijk voor. Nadat een installatie wordt afgebroken en op inactief komt moet het logboek nog 5 jaar bewaard blijven, zodat deze beschikbaar zijn voor inspecties en audits. Dit betekent dat je een goed systeem moet hebben voor het opslaan en beheren van logboeken, zodat ze snel toegankelijk zijn wanneer dat nodig is.

De software van Climatools biedt inzichtelijke logboeken die automatisch worden aangemaakt op basis van jouw administratie binnen de software. Deze logboeken kun je eenvoudig in PDF-bestand downloaden, zodat je altijd voorbereid bent op een controle of hercertificering.

‍

Periodieke Lekkage Controle

Periodieke lekkage controles spelen een belangrijke rol bij het beheren van installaties die F-gassen bevatten. Bedrijven die verantwoordelijk zijn voor het beheer en onderhoud van deze systemen moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan de eisen van de BRL 100 door middel van duidelijke serviceovereenkomsten.

‍

1. Inhoud van onderhoudscontracten voor lekkage controle

Een goed onderhoudscontract bevat de volgende elementen:

• De frequentie van onderhoud en servicebeurten.
• De verantwoordelijkheden van zowel de installateur als de klant.
• De procedures voor lekdetectie en koudemiddelbeheer.
• De specifieke verplichtingen met betrekking tot F-gassen, zoals het uitvoeren van jaarlijkse lekdetecties voor installaties boven een 5 ton CO2-equivalente drempel.

‍

2. Regelmatige Controles

Volgens de BRL 100 moet elk systeem met meer dan 5 ton CO2-equivalent aan F-gassen regelmatig worden gecontroleerd op lekken. De frequentie van deze controles hangt af van de hoeveelheid F-gassen in het systeem. Systemen met meer dan 5 ton CO2-equivalent moeten minstens jaarlijks worden gecontroleerd, tenzij het systeem is uitgerust met een lekdetectiesysteem. In dat geval kan de frequentie van de controles worden verlaagd.

‍

3. Documentatie van Onderhoudswerkzaamheden

Alle werkzaamheden moeten geregistreerd worden in de werkbon, welke vervolgens geregistreerd wordt als bijlage in het logboek. De documentatie moet gedetailleerde informatie bevatten over:

• De datum van de onderhoudsbeurt.
• Welke controles en reparaties zijn uitgevoerd.
• De resultaten van de lekdetecties.
• Eventueel vervangen of toegevoegd koudemiddel.

Deze informatie is cruciaal voor het naleven van de BRL 100 en moet beschikbaar zijn voor eventuele audits of inspecties.

‍

Kalibratie van Gereedschappen

Naast het bijhouden van installaties en koudemiddelen, is het ook verplicht om je gereedschappen regelmatig te kalibreren. Dit zorgt ervoor dat de metingen die je uitvoert (zoals druk- en lekmetingen) nauwkeurig en betrouwbaar zijn.

‍

1. Welke Gereedschappen Moeten Gekalibreerd worden?

Gereedschappen die regelmatig moeten worden gekalibreerd, zijn onder andere:

• Manometers voor het meten van druk in koelinstallaties.
• Vacuummeters voor het meten van de druk onder de atmosferische druk.
• Thermometers voor het meten van temperaturen.
• Weegschalen voor het afmeten van de hoeveelheid koudemiddel.
• Lekdetectieapparatuur om F-gaslekkages op te sporen.

‍

2. Frequentie van Kalibratie

In het algemeen moeten gereedschappen onder de BRL 100 minimaal één keer per jaar worden gekalibreerd om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke normen.

‍

3. Documentatie van Kalibratie

Het is belangrijk om alle kalibraties van je gereedschappen te documenteren. Dit moet ook worden opgenomen in de administratie, zodat je kunt aantonen dat je gereedschap voldoet aan de vereiste normen. Kalibratiedocumenten moeten beschikbaar zijn tijdens audits of inspecties en moeten de datum van de kalibratie, de resultaten en de naam van de kalibrerende instantie bevatten.

‍

Het Belang van Administratieve Naleving voor de BRL 100

Het voldoen aan de administratieve eisen van de BRL 100 is essentieel voor elk installatiebedrijf dat werkt met F-gassen. De administratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een belangrijke maatregel om de veiligheid en milieuvriendelijkheid van je werkzaamheden te waarborgen.

Door installaties correct aan te melden, een nauwkeurige koudemiddelbalans bij te houden, logboeken bij te werken, onderhoudscontracten goed te documenteren en je gereedschap tijdig te kalibreren, zorg je ervoor dat je bedrijf voldoet aan de eisen van de BRL 100. Dit minimaliseert het risico op boetes, stillegging van werkzaamheden en andere sancties.

Het bijhouden van deze administratie kan complex en tijdrovend zijn, maar het gebruik van gespecialiseerde software, zoals Climatools, kan je helpen om deze taken te automatiseren en te beheren. Hierdoor bespaar je tijd en ben je altijd goed voorbereid op een audit of inspectie. Het investeren in goede administratieve systemen en begeleiding is een slimme zet om je bedrijf niet alleen compliant te maken, maar ook om je werkprocessen te optimaliseren en je service naar klanten te verbeteren.

‍

Meer weten over hoe Climatools je op weg kan helpen met je BRL 100 administratie? Neem contact op!

‍