Hoe Verloopt het BRL 100 Certificeringstraject?

‍

Het behalen van een BRL 100-certificering is een belangrijke stap voor bedrijven die werken met F-gassen, of je nu ZZP’er bent of een groot installatiebedrijf runt. Bij Climatools begrijpen we dat het certificeringsproces onduidelijk of overweldigend kan zijn. Daarom helpen we je graag met alle info die je nodig hebt én persoonlijke begeleiding om je slagingskans te vergroten.‍

‍

‍Voordat je begint

‍Voordat je begint met het BRL 100-certificeringsproces, is het essentieel dat je begint met de nodige voorbereiding. Denk aan het begrijpen van de eisen en normen die gelden voor het werken met F-gassen, het identificeren van eventuele problemen of tekortkomingen in je huidige bedrijfsprocessen en procedures, en het vaststellen van een plan om aan de BRL 100 richtlijnen te voldoen. Daarnaast moeten installateurs ervoor zorgen dat ze beschikken over de benodigde middelen, zoals gekwalificeerd personeel en de juiste apparatuur. Bedrijven kunnen gecertificeerd worden voor de volgende deelgebieden:

1. Installatie, onderhoud en service: Dit omvat het installeren, onderhouden en repareren van stationaire koel-, klimaatregelings- of warmtepompapparatuur, evenals brandbeveiligingsapparatuur waarin f-gassen zijn toegepast.
   ‍
2. Buitendienststelling: Dit betreft het veilig buiten gebruik stellen van bovengenoemde apparatuur.

Om gecertificeerd te worden volgens de BRL 100, moet een bedrijf voldoen aan een aantal strikte eisen op het gebied van bedrijfsactiviteiten, personeel en kwaliteitsmanagement. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste eisen.‍

‍

‍Bedrijfsactiviteiten

• ‍Verplichte inschrijving: Het bedrijf moet ingeschreven zijn in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
  ‍
• ‍Uitvoering van werkzaamheden: Het bedrijf moet aantonen dat het een of meer van de hierboven genoemde activiteiten uitvoert voor derden (klanten)
  ‍
• ‍Uitbesteding: Indien het bedrijf werkzaamheden uitbesteedt, moet het verifiëren dat de onderaannemer over een geldig certificaat f-gassen voor ondernemingen beschikt.
  ‍

‍Gecertificeerd personeel

• ‍Voldoende gecertificeerd personeel: Het bedrijf moet voldoende personeel in dienst hebben dat beschikt over het benodigde f-gassencertificaat.
  ‍‍
• Arbeidsovereenkomst: Er moet een arbeidsovereenkomst zijn met ten minste één gecertificeerde persoon.‍

‍

‍Kwaliteitsmanagement

• ‍Directieverantwoordelijkheid: De directie moet actief betrokken zijn bij het kwaliteitsmanagement, inclusief een beleid voor continue verbetering, naleving van wet- en regelgeving, en voorzorgsmaatregelen om lekkages te voorkomen.
  ‍‍
• Kwaliteitsmanagementsysteem: Het bedrijf moet procedures, werkinstructies en standaardformulieren vaststellen en up-to-date houden om aan de eisen van de BRL 100 te voldoen.
  ‍
• ‍Directiebeoordeling: De directie moet jaarlijks de procedures en werkinstructies beoordelen en waar nodig verbeteren.
  ‍

‍Omgaan met tekortkomingen

• ‍Procedures: Er moeten procedures beschikbaar zijn voor het omgaan met tekortkomingen, klachten, en onverwachte omstandigheden. Deze procedures moeten onder meer bepalen hoe afwijkingen worden beoordeeld en aangepakt.‍

‍

‍Certificeringsprocedure

• ‍Aanvraag en overeenkomst: Het bedrijf dient een aanvraag in te dienen bij een certificeringsinstelling (CI) en een overeenkomst te sluiten voor de audits en inspecties die nodig zijn voor certificering.
• ‍Audit en inspectie: De CI voert audits en inspecties uit om vast te stellen of het bedrijf aan de eisen voldoet. Dit omvat het beoordelen van procedures, werkinstructies en het f-gassenlogboek.

Bedrijven die aan de eisen van de BRL 100 voldoen, ontvangen een certificaat f-gassen voor ondernemingen, waarmee zij aantonen dat zij voldoen aan de normen voor het veilig omgaan met f-gassen in hun bedrijfsvoering. Het behalen van dit certificaat getuigt van het commitment van het bedrijf aan milieubescherming en duurzame praktijken.

‍

‍Benodigde documentatie

‍Tijdens het certificeringsproces zijn er verschillende documenten nodig om de naleving van de BRL 100-norm aan te tonen. Dit zijn onder meer:

• Technische specificaties en kalibratiestatus van apparatuur
  ‍
• Bewijs van gekwalificeerd personeel
  ‍
• Procedures voor het beheer van koudemiddelen
  ‍
• Een directiebeoordeling voor bedrijven met meer dan drie werknemers‍

‍

‍Het stappenplan

1. Aanmelding: kies een erkende Certificerende Instantie en meld je aan.
2. Theoretische Training: bouw een diepgaand begrip op van de richtlijnen van de BRL 100.
3. Gereedschappen: zorg ervoor dat je gereedschappen en apparatuur gekalibreerd zijn en in perfecte staat verkeren.
4. Audit-voorbereiding: bereid je voor op je audit met behulp van studiemateriaal en checklijsten.
5. Audit: laat je opgebouwde kennis en ervaring zien tijdens je audit.
6. Certificering: ontvang je BRL 100-certificering bij het succesvol afronden van je audit.‍‍

‍

‍De BRL 100 Audit, van A tot Z

‍Met behulp van een aanvraagformulier dat de certificeringsinstelling (CI) hanteert, kan een onderneming een aanvraag indienen voor het verkrijgen van een certificaat f-gassen voor ondernemingen. Bij Climatools verzorgen wij het papierwerk voor zo'n aanvraag. Er wordt vervolgens een certificeringsovereenkomst gesloten tussen jouw bedrijf en de CI, waarin is vastgelegd dat de CI audits en inspecties verricht overeenkomstig de BRL 100.Afhankelijk van de situatie worden audit(s) en/of inspectie(s) verricht. Dit kan in twee situaties:

‍

‍Nieuwe ondernemingen zonder certificaat

• Initiële audit: Een audit wordt uitgevoerd volgens de werkwijze die is beschreven de BRL 100.‍‍
• Voorlopig certificaat: De CI verleent een voorlopig certificaat als je bedrijf voldoet aan de algemene eisen van de BRL100, beschikt over de vereiste procedures en werkinstructies, en deze beschikbaar heeft gesteld aan het personeel. Dit voorlopig certificaat wordt niet verleend onder accreditatie.‍‍
• Inspectie binnen een jaar: Binnen een jaar na verlening van het voorlopig certificaat wordt een inspectie uitgevoerd.‍-
• Definitief certificaat: De CI verleent een definitief certificaat als is vastgesteld dat de onderneming de vastgestelde procedures en werkinstructies in acht neemt en voldoet aan de in de BRL 100 gestelde eisen.‍‍
• Periodieke audits en inspecties: Binnen twee jaar na het besluit tot continuering van het certificaat, en vervolgens ten minste eenmaal per twee jaar, worden een audit en inspectie verricht.‍
  ‍

‍Bestaande ondernemingen met certificaat

• ‍Periodieke audits en inspecties: Ten minste eenmaal per twee jaar worden een audit en inspectie uitgevoerd volgens de werkwijzen beschreven in de BRL 100.‍

‍

‍Doel van Audits

‍Het doel van een audit is vast te stellen of de onderneming voldoet aan de algemene eisen van hoofdstuk 2 van de BRL 100, beschikt over de vereiste procedures en werkinstructies, en deze beschikbaar heeft gesteld aan het personeel. De audit stelt ook vast of de onderneming kan aantonen dat:‍

• Ze voldoet aan de algemene eisen die in hoofdstuk 2 van de BRL zijn gesteld.
• Ze beschikt over de procedures en werkinstructies, afhankelijk van het betreffende deelgebied, en dat deze punten in de procedures en werkinstructies worden behandeld.
• De procedures en werkinstructies beschikbaar zijn voor het personeel dat werkzaamheden verricht.
• De f-gassenregistratie wordt bijgehouden
• Instrumenten & gereedschappen voldoen aan de eisen.

‍

Daarnaast stelt de CI op basis van de beschikbare certificaten f-gassen voor personen vast wat de maximale koelmiddelvulling is van apparatuur waarvoor de onderneming beschikt over gecertificeerd personeel dat werkzaamheden mag verrichten.

‍

‍Inspectie

‍Het doel van een inspectie is vast te stellen of de onderneming voorzorgsmaatregelen heeft genomen om lekkage van f-gassen te voorkomen door de vastgestelde procedures en werkinstructies in acht te nemen en de eisen van de BRL te volgen. De CI maakt gebruik van onderzoeksmethoden zoals interviews en documentenonderzoek. Tijdens de inspectie beoordeelt de CI recente projecten en registraties om vast te stellen of de onderneming:‍

• Haar eigen procedures en werkinstructies in acht heeft genomen bij het bijhouden van logboeken, f-gassenregistratie, en f-gassenbalans.
  ‍
• Lekkage van f-gassen heeft plaatsgevonden bij de onderneming of apparatuur waar de onderneming werkzaamheden heeft verricht.
  ‍
• Na constatering van een lekkage, een oorzaakanalyse heeft uitgevoerd volgens eigen werkinstructies en procedures.
  ‍
• Volgens eigen werkinstructies en procedures voorzorgsmaatregelen heeft genomen om toekomstige lekkages te voorkomen.
  ‍
• Oorzaken en/of redenen van eventuele verschillen in de f-gassenbalans (verklaarde en niet verklaarde verschillen) heeft aangegeven.‍

De CI vraagt het personeel ook over de doorlopen processtappen bij de uitvoering. Op basis van de beantwoording van de vragen en controle van vereiste documentatie van de werkzaamheden (zoals werkbonnen en foto's) en instrumenten (kalibratie- of verificatiedocumenten) stelt de CI vast of het personeel kennis heeft van de procedures en werkinstructies, en deze in de praktijk toepast.

‍

‍Rapportage van de Audit

‍De bevindingen van een audit en inspectie worden vastgelegd in een rapport dat voldoet aan de volgende eisen:

• Volledigheid: Het rapport moet een uitspraak doen over de onderzochte onderdelen.
  ‍
• Traceerbaarheid: De bevindingen waarop uitspraken zijn gebaseerd moeten traceerbaar zijn vastgelegd.
  ‍
• Beslissingsbasis: De beslisser moet zijn besluit over certificaatverlening of continuering baseren op de in het rapport vastgelegde bevindingen.‍

‍

‍Beslissingen na de Audit

‍Op basis van het audit- en/of inspectierapport neemt de beslisser een schriftelijk besluit over het al dan niet verstrekken of continueren van het certificaat. Dit besluit wordt zo spoedig mogelijk bekendgemaakt aan de onderneming.‍

‍

‍Het vergroten van de slagingskans tijdens een audit

‍Om de kans op een succesvolle audit te vergroten, moeten installateurs ervoor zorgen dat ze volledig voldoen aan alle vereisten van de BRL 100-norm. Dit omvat het implementeren van effectieve procedures en processen voor het beheer van F-gassen, het trainen van personeel over de juiste omgang met F-gassen, en het regelmatig uitvoeren van interne controles en audits om naleving te waarborgen. Daarnaast is het belangrijk om open en transparant te communiceren met de Certificerende Instantie tijdens de audit en eventuele vragen of zorgen die zij hebben aan te pakken.‍

‍

‍Geldigheidsduur van het certificaat

‍Een BRL 100-certificering heeft een geldigheidsduur van twee jaar. Na deze periode moet het bedrijf opnieuw worden geauditeerd om de certificering te vernieuwen. Het is belangrijk voor installateurs om zich bewust te zijn van de vervaldatum van hun certificaat en tijdig stappen te ondernemen om de vernieuwing te garanderen.‍

‍

‍Conclusie

‍Het behalen van een BRL 100-certificering vereist een grondige voorbereiding, nauwkeurige documentatie en naleving van strikte normen en vereisten. Door zich goed voor te bereiden, de juiste documentatie te verstrekken en effectieve processen te implementeren, kunnen installateurs succesvol zijn in het behalen en behouden van hun certificering, wat resulteert in verbeterde naleving, verhoogde klantvertrouwen en een sterke positie op de markt.Hulp nodig? Climatools helpt je van A tot Z door het certificeringsproces heen. Neem vrijblijvend contact op voor advies op maat.

‍