Van Excel naar Certificering - Waarom de nieuwe BRL 100 hét moment is om te digitaliseren

In september 2025 gaat de vernieuwde BRL 100 van kracht. Deze herziene beoordelingsrichtlijn brengt niet alleen strengere eisen met zich mee op het gebied van installatiewerkzaamheden en koude middelen, maar legt ook veel meer nadruk op risicobeheersing, vakbekwaamheid én controleerbare administratie.

Voor veel grotere installatiebedrijven is dit hét moment om afscheid te nemen van losse Excel-sheets en papieren formulieren — en om over te stappen op een digitale werkwijze die betrouwbaarheid en compliance garandeert.

‍

Wetgeving wordt strenger, administratieve lasten nemen toe

De nieuwe BRL 100 zorgt ervoor dat bedrijven niet alleen vakbekwame mensen in dienst moeten hebben, maar ook dat ze kunnen aantonen dat hun werkzaamheden volgens de geldende eisen en normen zijn uitgevoerd. Met de opname van natuurlijke en brandbare koudemiddelen zoals ammoniak, CO₂ en propaan, wordt het uitvoeren van risicobeoordelingen verplicht.

Daarnaast worden monteurs verplicht aanvullende certificaten te behalen (zoals het nieuwe B3-certificaat), en wordt de controle op werkzaamheden verscherpt. Een voorbeeld hiervan is de nieuwe 24-uursregel bij lekkages: een lek mag pas na minimaal 24 uur opnieuw gecontroleerd worden. Ook registratieverplichtingen worden aangescherpt, onder andere voor koudemiddelbalansen.

Voor veel bedrijven betekent dit een forse toename in administratie. En juist daar wringt de schoen. Want hoe houd je overzicht, borg je naleving en kun je incidenten reconstrueren, als je werkt met handmatige systemen?

‍

Waarom Excel en papier niet meer voldoen

In de praktijk zien we dat veel grotere installatiebedrijven afhankelijk zijn van één of enkele personen die in het verleden uitgebreide Excelsheets hebben gebouwd. Deze documenten bevatten tabbladen voor onderhoud, lekkages, monteurscertificaten, klantgegevens en planning. Vaak zijn ze slim opgezet — maar alleen de maker weet precies hoe alles werkt. Als diegene vertrekt of met pensioen gaat, verdwijnt ook een groot deel van de kennis.

Daarnaast zijn handmatige systemen kwetsbaar. Excelbestanden raken zoek, worden verkeerd opgeslagen of zijn niet beschikbaar op de werkvloer. Papieren werkbonnen worden vergeten, raken beschadigd of zijn onleesbaar. Bovendien is er vaak geen controle op uniformiteit tussen verschillende vestigingen of teams. In grotere organisaties is het niet ongebruikelijk dat locatie A netjes alles registreert, terwijl locatie B werkt op goed vertrouwen. Dat maakt het lastig om organisatiebreed aan te tonen dat je processen op orde zijn.

‍

De vraag is dus niet meer óf je moet digitaliseren, maar wanneer. En het antwoord daarop is helder: nu.

‍

Wat digitalisering concreet oplevert

Digitalisering klinkt abstract, maar de voordelen worden duidelijk zodra je inzoomt op dagelijkse processen.

‍

Neem bijvoorbeeld het vastleggen van werkbonnen.

In plaats van losse papieren formulieren, die handmatig gescand of overgetypt moeten worden, kunnen werkbonnen digitaal worden aangemaakt, ingevuld en gekoppeld aan de juiste klant, installatie en monteur. Hierbij worden gegevens zoals meetwaarden, foto’s van de situatie, handtekeningen en opmerkingen direct opgeslagen. Dit maakt terugzoeken in geval van een incident veel eenvoudiger. Ook bij audits of verzekeringsclaims is er altijd sluitend bewijs beschikbaar. Zeker in het kader van de BRL 100 — waarbij aantoonbaarheid van vakbekwaam handelen essentieel is — is dit geen luxe, maar noodzaak.

‍

Daarnaast biedt digitalisering inzicht in wie binnen het bedrijf welke werkzaamheden mag uitvoeren.

Certificeringen zoals F-gas, BRL 100, VCA en de nieuwe B3-kwalificatie worden gekoppeld aan monteursprofielen. Zo voorkom je dat iemand zonder geldige papieren wordt ingepland op een klus waarvoor specialistische kennis of bevoegdheid vereist is. In plaats van afhankelijk te zijn van Excel-lijsten die handmatig worden bijgehouden, heb je een systeem dat dit automatisch en betrouwbaar monitort.

‍

Ook op het gebied van planning en onderhoudscontracten biedt digitalisering duidelijke voordelen.

Software kan onderhoudsverplichtingen automatisch opvolgen, planningen genereren en meldingen versturen wanneer het tijd is voor een inspectie. Alle klant- en installatiehistorie blijft gekoppeld en centraal inzichtelijk. Dit zorgt ervoor dat er geen onderhoudsbeurten over het hoofd worden gezien en dat monteurs altijd goed voorbereid op pad gaan. In combinatie met een duidelijke werkbon en checklists wordt het eenvoudiger om consistent te werken — ongeacht de locatie of het team.

‍

Tot slot is er de mogelijkheid om risicobeoordelingen structureel te verankeren in je werkprocessen.

De BRL 100 verwacht dat je — zeker bij gebruik van brandbare koudemiddelen — voor elke situatie een taakrisicoanalyse kunt overleggen. Door dit proces digitaal in te bedden, bijvoorbeeld via vooraf opgestelde vragenlijsten of standaard evaluatiemodellen, wordt veiligheid een integraal onderdeel van de werkvoorbereiding. Monteurs krijgen hierdoor duidelijkere kaders en leidinggevenden kunnen beter controleren of het werk onder de juiste voorwaarden wordt uitgevoerd.

‍

Waarom bedrijven nu al beginnen met digitaliseren

Bij Climatools merken we dat steeds meer grotere installatiebedrijven deze wetswijziging aangrijpen om breder naar hun interne processen te kijken. Het gaat hen niet alleen om het halen van een certificaat, maar om grip, structuur en toekomstbestendigheid. Bedrijven gebruiken deze gelegenheid om hun processen te harmoniseren, verantwoordelijkheden te centraliseren, en vakbekwaamheid te borgen op een manier die past bij hun groei en schaal.

Door nu te beginnen, ontstaat er ruimte om intern processen te testen, medewerkers op te leiden en systemen goed in te richten. Je hoeft dan niet halsoverkop te schakelen zodra de nieuwe BRL 100 van kracht wordt. Bovendien geef je je team — van werkvoorbereider tot monteur — het vertrouwen en de middelen om professioneel en verantwoord te werken.

‍

Kortom, dit is het moment om stappen te zetten

De BRL 100-wijziging is veel meer dan een administratieve aanpassing. Het is een kans om je organisatie veiliger, efficiënter en robuuster in te richten. Wie vandaag investeert in digitalisering, plukt daar morgen de vruchten van in de vorm van betere audits, snellere processen, lagere faalkosten en minder zorgen over aansprakelijkheid.

Of je nu werkt met ammoniak in een chemische plant, of met propaan in een woonwijk: je moet kunnen aantonen dat het werk veilig en vakbekwaam is uitgevoerd. En dat kun je pas echt goed doen als je processen digitaal geborgd zijn.

Wil je weten hoe andere bedrijven deze overstap aanpakken met Climatools? Neem dan contact met ons op. We laten je graag zien hoe onze software aansluit op de praktijk én op de eisen van morgen.

‍