Incidentenregistratie onder de BRL 100: Van Verplichting naar Kwaliteitsverbetering

‍

Inhoudsopgave

1. Wat is incidentenregistratie onder de BRL 100?
2. Waarom is het registreren van incidenten verplicht?
3. Welke incidenten moeten geregistreerd worden?
4. Hoe pak je incidentenregistratie praktisch aan?
5. Van verplichting naar kwaliteitsverbetering
6. Hoe Climatools helpt bij incidentenbeheer
7. Conclusie

‍

Wat is incidentenregistratie onder de BRL 100?

Binnen de BRL 100-certificering geldt een duidelijke verplichting: bedrijven die werken met F-gassen moeten incidenten, klachten, afwijkingen en onvoorziene omstandigheden registreren én opvolgen. Dit wordt ook wel “proactieve kwaliteitsbewaking” genoemd.

Het idee achter deze verplichting is eenvoudig: fouten kunnen altijd voorkomen, maar hoe je als organisatie omgaat met fouten bepaalt de kwaliteit van je dienstverlening. Incidentenregistratie is daarom niet bedoeld om mensen af te rekenen, maar om structurele verbeteringen in je werkprocessen mogelijk te maken.

De BRL 100 stelt dat elk gecertificeerd bedrijf moet beschikken over een aantoonbare procedure voor het vastleggen, analyseren en opvolgen van incidenten. Met meer dan drie f-gas-gecertificeerde werknemers in dienst ben je als bedrijf ook verplicht je incidentenregistraties jaarlijks mee te nemen in de directiebeoordeling.

‍

Waarom is het registreren van incidenten verplicht?

De verplichting tot incidentenregistratie staat beschreven in paragraaf 2.3.3 van de BRL 100. Het hoofddoel hiervan is het bevorderen van een cultuur waarin bedrijven continu leren van fouten en risico’s verminderen.

Het werken met F-gassen brengt nu eenmaal risico’s met zich mee: lekkages, installatiefouten of verkeerde handelingen kunnen grote gevolgen hebben voor het milieu en de veiligheid. Door incidenten actief te registreren en op te volgen, wordt voorkomen dat dezelfde fouten zich herhalen.

Daarnaast kan een goed bijgehouden incidentenadministratie tijdens een audit aantonen dat het bedrijf actief werkt aan verbetering, iets wat positief meeweegt in de beoordeling door de certificeringsinstantie. Bij externe audits worden incidentenregistraties standaard gecheckt.

‍

Welke incidenten moeten geregistreerd worden?

De BRL 100 maakt onderscheid tussen verschillende soorten gebeurtenissen die moeten worden vastgelegd:

• Klachten van klanten over uitgevoerde werkzaamheden of installaties.
• Tekortkomingen in processen, materialen of uitgevoerde werkzaamheden.
• Afwijkingen van procedures, normen of werkmethoden.
• Onvoorziene omstandigheden die impact kunnen hebben op de veiligheid, kwaliteit of milieubescherming.

Belangrijk is dat je niet alleen ernstige incidenten registreert. Ook kleine afwijkingen moeten vastgelegd worden, juist om vroegtijdig trends te herkennen en grotere problemen te voorkomen.

‍

Hoe pak je incidentenregistratie praktisch aan?

Een goede incidentenregistratie bestaat uit meerdere stappen:

1. Registratie: Wanneer een incident zich voordoet, moet het zo snel mogelijk worden vastgelegd. Hierbij noteer je:
   • Datum en tijdstip
   • Betrokken personen
   • Omschrijving van het incident
   • Gevolgen (indien aanwezig)
     ‍
2. Beoordeling: Vervolgens beoordeel je de ernst van het incident. Was er sprake van een kleine afwijking, of is er sprake van een ernstig risico?
   ‍‍
3. Oorzaakanalyse: Het achterhalen van de oorzaak is essentieel. Hierbij kijk je niet alleen naar wat er is misgegaan, maar vooral waarom het is misgegaan.
   ‍
4. ‍Corrigerende maatregelen: Op basis van de analyse bepaal je welke maatregelen nodig zijn om het incident op te lossen en schade te herstellen.
   ‍‍
5. Preventieve maatregelen: Waar mogelijk neem je maatregelen om herhaling te voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld door het aanpassen van werkprocedures of extra training van medewerkers.
   ‍‍
6. Evaluatie: Na verloop van tijd controleer je of de genomen maatregelen effectief zijn geweest. Dit maakt deel uit van je continue verbetercyclus.

‍

Van verplichting naar kwaliteitsverbetering

Hoewel incidentenregistratie binnen de BRL 100 in eerste instantie wordt gezien als een compliance-verplichting, biedt het ook grote voordelen voor de interne kwaliteit van een bedrijf.

Door consequent alle afwijkingen vast te leggen en te analyseren, ontstaat inzicht in veelvoorkomende fouten of risico’s binnen de organisatie. Hierdoor kun je structureel verbeteringen doorvoeren, processen optimaliseren en de klanttevredenheid verhogen.

Bovendien zorgt een goed incidentenbeheer ervoor dat het bedrijf beter voorbereid is op audits. Inspecteurs kijken niet alleen naar de aanwezigheid van registraties, maar ook naar hoe er is gehandeld na een incident. Bedrijven die hier actief mee bezig zijn, laten zien dat ze kwaliteitsbewust en professioneel werken.

‍

Hoe Climatools helpt bij incidentenbeheer

Climatools heeft speciaal voor gecertificeerde bedrijven een gebruiksvriendelijke incidentenmodule ontwikkeld. Met deze module kunnen bedrijven eenvoudig:

• Incidenten, klachten, afwijkingen en onvoorziene omstandigheden registreren.
• Statussen toekennen aan meldingen (bijv. open, in behandeling, opgelost).
• Corrigerende en preventieve maatregelen koppelen aan incidenten.
• Herinneringen en taken instellen om opvolging te waarborgen.
• Rapportages uitdraaien voor audits en directiebeoordelingen.

Dankzij deze digitale oplossing hoef je niet meer te werken met papieren formulieren of losse documenten. Alles wordt overzichtelijk opgeslagen, is makkelijk terug te vinden en klaar voor inspectie.

Zo wordt het registreren en opvolgen van incidenten niet alleen eenvoudiger, maar wordt de hele kwaliteitscyclus binnen je bedrijf versterkt.

‍

Conclusie

Incidentenregistratie is binnen de BRL 100 veel meer dan alleen een verplichting. Het is een krachtig instrument om je bedrijf continu te verbeteren, risico’s te verminderen en de kwaliteit van je dienstverlening te verhogen.

Door incidenten serieus te nemen, oorzaken te analyseren en preventieve maatregelen te treffen, toon je aan dat je als bedrijf verantwoordelijkheid neemt voor veiligheid, milieu en klanttevredenheid.

Met een digitale tool zoals Climatools wordt incidentenbeheer bovendien makkelijk en efficiënt. Wil je meer weten over hoe je met Climatools jouw incidentenregistratie optimaal inricht? Neem gerust contact met ons op!

‍